Pentru a configura un sistem nou cu date avem doua variante.
- Configurare sistem la inceput de an (aceasta operatie este mai simpla din cauza lipsei rulajului cumulat.)
- Configurare sistem cu incepere intr-o luna oarecare
Vom detalia puntul 2 deoarece punctul 1 este o varianta mai simplificata a punctului 2.
2.1 Importare facturi client si furnizor in sold
In ex. nostru presupunem ca incepem folosirea programului in luna mai.
Facturile vor avea in linii numai contul 891 si ca suma soldul pentru factura respectiva. Daca avem un sigur fel te tva atunci putem folosi o singura linie cu tva-ul respectiv soldul aferent.
Data facturii ramane data originala iar perioada o punem fortat pe luna de dinaintea inceperii. In ex nostru pe luna aprilie.
In cazul facturilor in valuta vom folosi cursul din luna precedenta astfel incat sa nu maj facem reevaluare. In cazul nostru vom folosi cursurile din data de 30 aprilie.
De observat ca validarea acestro facturi genereaza miscari pe contruile de tva, miscari pe care ulterior le vom storna.
2.2 Realizare inventar pe data ultime zile din luna precedenta inceperii programului. In ex nostru 30 aprilie. Recomandam realizarea mai multor inventare de exemplu pe depozit, pentru ca in caz de eroare sa nu fim nevoiti ulterior sa devalidam toate documentele de stoc.
2.3 Importarea soldului initial de inceput de an. Acest pas se face print-o nota contabila pe luna decembrie anul precedent. Recomandam crearea mai multor note contabile pentru a evita o nota exagerat de mare care in cazul unei erori va necesita mai mult timp pentru corectie. De exemplu o nota pentru fiecare clasa de conturi. 1-2-3-4-5.
Dupa acest pas generam nota contabila de deschidere pentru anul curent actiune care va realiza soldul initial pentru anul in curs.
2.4 Importarea rulajului cumulat. La fel ca in pasul de mai sus realizam o nota contabila pentru fiecare clasa de conturi pe luna anterioara inceperii programului. In cazul nostru aprilie.
Aceaste nc vor contine debit si credit exact cum arata intr-o balanta rulajul cumulat.
Dupa acest pas mai facem cateva note contabile prin care vom storna datele importate prin inventar respectiv facturi.
De ex. o nota contabila ar fi: stornare inventar, sau stornare tva facturi in sold
2.5. Tot pe luna precedenta print-o nota contabila setam valoarea conturilor in valuta. Evident la cursul din luna precedenta inceperii programului. In cazul nostru 30 aprilie.
In aceste note contabile vom pune valoare 0 in lei si completam numai valoarea in valuta.
2.6. Prin operatie inchidere luna inchidem conturlile de venituri/cheltuieli prin contul 891 in loc de 121.
Dupa aceste operatii putem verifica in balanta pe aprilie soldul final,respectiv in balanta pe luna mai rulajul cumulat.