Înregistrare plată factură

Plată factură prin caserie

Se crează Registrul de casă pentru ziua/perioada în curs: Contabilitate → Banca si Numerar → Registru de casa → Creati

În cazul în care zilnic înregistrăm registrele de casă după apăsarea butonului Creati datele se completează automat pentru ziua în curs, dacă se înregistrează pentru o altă perioadă se modifică data. După modificare denumirea se actualizează la data selectată.

1.1. Plată factură furnizor: se apasă butonul Plată furnizor.

Pași de urmat, câmpuri pentru completare: Furnizor → Suma platita → Ref plata →fila Informatii plata → verificare/ corectare Valoare → Validare

La fila Informații plata se afișează facturile neachitate al furnizorului, facturile storno precum și avansurile plătite.

În funcție de suma introdusă sistemul efectuează reconcilierea facturii cu plata, dar aceasta se poate corecta.

La modificarea unei plăți validate întodeauna trebuie bifat căsuța Reincarca facturile după care se poate verifica și valida documentul.

1.2. Încasare factură client: se apasă butonul Incasare client.

Pașii de urmat sunt identice cu cele descrise la pct. ”1.1.Plată factură furnizor„.

   IMPORTANT: Câmpul Ref plata se lasă liber în cazul încasărilor prin numerar, acesta se completează automat la validare cu numărul setat pentru chitanțele emise.

Plată factură prin bancă

Se crează Extrasul de cont pe zi/perioada în curs: Contabilitate → Banca si Numerar → Extras de cont → Creati, pașii de urmat sunt identice cu cele descrise la pct 1.”Plată factură prin caserie„.

În cazul în care se utilizează platforma docMonitor:

Scanare extras → Încărcare în docMONITOR →  Înregistrare în categoria Extrase bancare în docMONITOR → statutul Send to ERP  bifat → Contabilitate → Banca si Numerar → Extrase de cont → apare în listă în statut Ciornă

Se deschide extrasul unde se operează atât plățile cât și încasările conform descrierii de la pct. ”1.1 Plată furnizor„ și ”1.2 Încasare client„

Înregistrare alte încasări și plăți

Pașii de urmat: Contabilitate → Banca si Numerar → Extrase de cont → Alte operații

sau Contabilitate → Banca si Numerar → Registru de casa → Alte operatii

Aici se înregistrează plățile, încasările care nu se reconciliază cu facturi ex. Comision bancar, dobândă plătită, dispoziție încasare/ plată etc.

Înregistrare decont

Creare decont nou

Creare jurnal -pentru fiecare persoană pentru care înregistrăm deconturi se creează un jurnal Tip: Banca și Cecuri, detalii despre Configurare/Creare jurnale găsiți aici.

Trebuie creat cont analitic pentru fiecare persoană în parte, Cont Debit/ Cont credit = 542001, detalii despre Creare conturi analitice găsiți aici.

Înregistrare decont

Pași de urmat: Contabilitate → Banca si Numerar → Extrase de cont → Creați – se crează un extras

Se înregistrează plata facturilor sau încasările conform pct. 1 ”Înregistrare plată factură„.

Avansurile acordate și restituite se înregistrează la Alte operatii.

Configurare Alte operații (primire/restituire avans)

Se apasă butonul Alte operatii, la coloana Tip pozitie selectam opțiunea Creeaza și Editeaza.

În cazul în care avem Avans primit se completează în felul următor:

În cazul în care avem Avans restituit se completează în felul următor:

IMPORTANT: avansurile acordate, respectiv restituite se înregistrează și în Registrul de casă. Pentru acestea trebuie configurate operațiile aferente ( se completează numai contul corespondent, în acest caz 581).

Tipărire decont

Pași de urmat: Contabilitate → Reporting → Contabilitate → Decont cheltuieli

Restiturie suma furnizor/client

Sumă restituită de către Furnizor

În cazul în care avem o factură storno de la Furnizor și încasăm valoarea acesteia, urmărim pașii:

În meniul Extras de cont se încasează suma restituită prin Alte operații, se completează câmpul partener. După introducerea datelor putem salva documentul.

În meniul Extras de cont se crează un document de Compensare pentru perioada în curs: Contabilitate → Banca si Numerar → Extras de cont → Creati → Salvează.

În documentul (extrasul) de compensare se apasă butonul Plată furnizor și se completează Furnizor → Suma platita va fi 0 → Ref plata

În fila Informatii plata în primul rând ne aduce  valoarea restituită, înregistrată în Extras de cont, în rândul doi la Plati avans ne aduce factura storno pe care le reconcilează automat.

Sumă restituită către Client

În cazul în care emitem o factură storno către un Client și plătim valoarea acesteia, urmărim pașii:

Reluăm de la pct. ”Sumă restituită de către Furnizor„. În cazul în care restituim clientului,  la Alte Operatii înregistrăm o plată. 

În documentul (extrasul) de Compensare înregistrăm o  Încasare Client.

Încasări/plăți în plus

În cazul în care valoarea înregistrată este mai mare decât contravaloarea facturilor, în josul paginii o să apară un nou tabel, numit Optiune plata cu ajutorul căruia diferența de plata/incasare va fi contabilizată.

• Suma ramasa – este valoarea diferenței încasate/plătite
• Inregistrare in cont – în acest câmp se selectează contul contabil pe care dorim să fie înregistrată diferența, automat se completeaza cu contul 473, dupa caz acest cont poat fi modificata in conturi de venituri si cheltuieli.

După validarea înregistrării sistemul va genera contabilizarea împreună cu diferența de plată, acesta poate fi verificată în fila “Linii note contabile”

Factură în valută plătită în lei

De ex. avem o factură în EUR și o plătim în lei.

•  în Meniul Extras de cont înregistrăm plata facturii prin  – Alte operații cu ajutorul contului 581:

• Se completează ca o altă operație obișnuită doar că în câmpul Explicatii se completează cu numele Furnizorului pentru a putea fi identificat ușor de ex. într-o fișa de cont, și se înregistrează ca un transfer: 581 – 5121
• se crează un jurnal Compensare EUR  –  Tip Bancă și Cecuri în valuta facturii, al cărui cont Debit/Credit Implicit va fi contul de 581 cu analitic pentru valuta jurnalului.

Detalii despre Configurare/Creare jurnale găsiți aici.

Detalii despre Creare conturi analitice găsiți aici.

• În meniul de Extrase de cont deschidem un document(extras) pentru jurnalul de Compensare EUR. În acest document vom opera plata furnizorului extern.

• Prima dată se încasează transferul prin Alte operatii:

• Important: înatintea introducerii liniei se completează Cursul valutar cu care a fost efectuată plata. In contul creditor se trece 581 analiticul folosit in transferul din cont-ul RON.
• După înregistrarea transferului se înregistrează plata furnizor cu ajutorul butonului Plata furnizor, ca o plată obișnuită.

• Atenție la curs valutar, trebuie folosit aceeasi curs ca si la transfer, altfel va ramana sold pe contul 581.

Avans pentru factură în valută plătită în lei

• Procedura este asemănătoare cu plata facturii in valută.
• Prima dată se înregistrează un transfer, din contul bancar lei in jurnalul de compensare valuta.

• In jurnalul de Compensare EUR se incaseaza transferul, trebuie introdus cursul valutar cu care a fost efectuată plata:

• După incasarea transferului se înregistrează plata avansului cu ajutrul butonului Plata furnizor cu aceeasi curs valutar cu care a fost înregistrartă transferul:

• Se selectează partenerul, cursul valutar
• Se bifează căsuța Avans fara factura si se selectează contul de avans necesar.

După primirea și înregistrarea facturii se înregistrează compensarea plății cu factura în jurnalul de Compensare EUR: